Ålands Sjöfartsmuseum
Två skräddarsydda webbsystem för tidrapportering och medlemshantering.
Museet behövde ersätta pappersbaserade rutiner för tidrapportering och ett manuellt system för hantering av årskort. Lösningen blev två separata men samverkande webbsystem, anpassade efter museets faktiska arbetsflöden.
Omfattning och ambitionsnivå ligger på samma nivå som ett Premium-projekt i VÄV:s prislista – full helhetslösning med flera system och gränssnitt.
Allt är byggt för att fungera direkt i webbläsaren – utan installationer – och för att vara tydligt att använda även för personal som inte jobbar med digitala verktyg till vardags.
Del 1: Tidrapportering
Snabb loggning, tydliga löneperioder och rapporter som faktiskt går att använda.
Snabblogg
Datum, tider, lunch och anteckningar i ett och samma formulär. Allt optimerat för att kunna fyllas i direkt efter ett pass, även på mobil.
Löneperioder
Logik för löneperioder 8:e till 7:e varje månad, med summeringar som stämmer mot verklig utbetalning.
Export & underlag
Export till CSV för lön och uppföljning. Underlagen kan öppnas direkt i till exempel Excel utan extra formatfix.
Adminpanel med överblick över timmar per person, filtrering och export.
Löneunderlag som exporteras med ett klick och kan skickas vidare direkt.
Skräddarsydd kassakalkylator som hjälper personalen att snabbt stämma av dagens kassa.
Del 2: Medlemshantering
Digitala årskort, automatiska mejl och medlemsregister som går att lita på.
Registrering
Medlemstyper, priser och giltighetstider hanteras direkt i webben. Systemet sätter rätt slutdatum automatiskt.
Digitala kort
Medlemskort genereras som bilder utifrån mallar, med namn och datum inlagt direkt i designen.
Kommunikation
Välkomstmejl med länk till kortet, påminnelser inför förfallodatum och massutskick vid behov.
Formulär för nya medlemmar med namn, kontaktuppgifter och medlemstyp.
Förhandsvisning av digitala medlemskort innan utskick.
Låst vy för medlemmar där behörigheter och åtkomstnivåer tydligt framgår.
Teknisk implementation
Tidrapportering
- Node.js + Express
- PostgreSQL
- Vanilla JavaScript (ES6)
- Session-baserad autentisering
- Logik för löneperiod 8:e till 7:e
Medlemshantering
- Next.js (App Router) + React
- TypeScript
- Prisma ORM mot PostgreSQL
- Bildgenerering för medlemskort
- E‑postutskick med HTML-mail
Båda systemen körs på servermiljö med PostgreSQL-databaser. Allt körs i webbläsaren för användaren – ingen installation, inga klienter. Nya funktioner kan rullas ut utan avbrott.
Resultat & scope
Museet fick två kompletta webbsystem som ersätter tidigare manuella rutiner. Personalen kan logga timmar, hantera medlemmar och arbeta i systemen året runt, med extra tryck under sommarsäsongen.
Allt är byggt för att vara så okrångligt som möjligt: inga installationer, inga specialklienter, bara webbläsare. Admin får tydliga rapporter och exportfunktioner, medan personalen får enkla vyer som går snabbt att förstå.
- Två separata men samverkande webbsystem
- Full ersättning för pappersbaserad rapportering
- Digitala medlemskort som fungerar direkt i mobilen
- Responsiv design för desktop, tablet och mobil
Användargränssnitt
Snabblogg för arbetspass med fokus på hastighet och tydlighet.
Detaljvy där admin kan redigera användare, uppdatera pass och korrigera loggningar.
Löneunderlag som exporteras till CSV och PDF – eller kopieras rakt av – för snabb redovisning.
Interaktiv kassakalkylator som räknar ihop dagskassan – växel, insättning och differens – så att personalen snabbt ser om kassan stämmer.
Små detaljer i vardagen
Små saker som gör systemen trevliga att arbeta i – och som minskar risken för misstag.
Detaljerad medlemspanel där admin kan justera uppgifter, status och giltighet.
OBS-vy vid sjukfrånvaro som lyfter fram viktig information utan att störa flödet.
Tydlig dialogruta innan ett arbetspass tas bort – för att undvika felklick.
Bekräftelsevy efter att ett arbetspass har tagits bort och loggen är uppdaterad.
Adminvy som bekräftar att en användare har tagits bort och sammanfattar vad som ändrats.
Behöver din organisation ett skräddarsytt system?
Kontakta ossFast pris. Tydliga leveranser. Ingen krånglig process.